E-Rechnung: empfangen ist noch nicht geprüft
Strukturierte Rechnungen lösen ein Problem, das lange den größten Teil der Arbeit gemacht hat: das Auslesen. Sie lösen nicht das Problem, das dahinter liegt. Eine Rechnung kann formal einwandfrei sein und inhaltlich trotzdem falsch – mit einem Preis, der nicht dem vereinbarten entspricht, oder einer Einheit, die nicht die bestellte ist. Diese Seite ordnet ein, was die gesetzlichen Stufen bringen und wo die Prüfung erst anfängt.
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E-Rechnungspflicht: ab wann sie gilt und welche Übergangsfristen auslaufen
Was eine E-Rechnung ist, definiert das Umsatzsteuergesetz selbst. § 14 Absatz 1 UStG beginnt mit dem Rechnungsbegriff: „Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird." Danach folgt die Unterscheidung, um die es in der Umstellung geht: „Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht." Und: „Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird." Nach dieser Einteilung fällt ein PDF im Mailanhang unter die sonstige Rechnung – ein anderes elektronisches Format, kein strukturiertes.
Die Pflicht ist in zwei Richtungen aufgeteilt, die oft durcheinandergehen. Das Empfangen gilt längst. Beim Ausstellen laufen dagegen Übergangsregelungen aus, gestaffelt nach Umsatz und Verfahren. Für die Rechnungsprüfung ist das Ausstellen die interessantere Seite, denn es entscheidet, wie viele Lieferanten künftig strukturiert abrechnen.
- Empfangen: seit dem 1. Januar 2025 verpflichtend, ohne Übergangsfrist und unabhängig von der Betriebsgröße.
- Ausstellen: die allgemeine Übergangsregelung läuft am 31. Dezember 2026 aus (§ 27 Absatz 38 Nummer 1 UStG).
- Ausstellen bei kleinerem Umsatz: Maßgeblich ist der Umsatz des ausstellenden Lieferanten, nicht Ihr eigener. Lag der Gesamtumsatz (§ 19 Absatz 2 UStG) des die Rechnung ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr bei nicht mehr als 800.000 Euro, darf er bis zum 31. Dezember 2027 weiter als sonstige Rechnung abrechnen (§ 27 Absatz 38 Nummer 2 UStG).
- EDI-Verfahren: eigene Übergangsregelung bis zum 31. Dezember 2027 (§ 27 Absatz 38 Nummer 3 UStG).
- Dauerhafte Ausnahmen: Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag (§ 33 UStDV), Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV) dürfen weiter als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format.
Der Rechnungseingang bleibt damit auf Dauer gemischt: Ein Teil kommt strukturiert, ein Teil als PDF oder auf Papier. Eine Prüfung, die nur strukturierte Formate versteht, deckt den Eingang deshalb nicht ab.
Diese Seite gibt den Stand der gesetzlichen Regelung wieder (Stand: August 2026) und ist keine steuerliche Beratung. Was daraus für einen bestimmten Betrieb folgt, klärt der Steuerberater.
XRechnung oder ZUGFeRD: beide liefern Menge und Einheit je Position
Beide Formate setzen auf derselben europäischen Norm auf: EN 16931. Deren Kernmodell schreibt je Rechnungsposition nicht nur einen Betrag vor, sondern auch die berechnete Menge (Geschäftsterm BT-129) und die Mengeneinheit als Code aus einer festen Liste (BT-130) – dazu Artikelbezeichnung und Netto-Einzelpreis. Die Geschäftsregel BR-23 verlangt ausdrücklich, dass in jeder Rechnungsposition ein Code für die Mengeneinheit steht; im englischen Wortlaut der Peppol-Dokumentation zur Norm: „An Invoice line (BG-25) shall have an Invoiced quantity unit of measure code (BT-130)."
Das ist der eigentliche Fortschritt für die Prüfung: Menge und Einheit kommen als Datenfeld und nicht als Bild einer Seite. Was vorher aus einem Scan gelesen und kontrolliert werden musste, steht maschinenlesbar da. Der Aufwand verschiebt sich damit vom Erfassen zum Bewerten.
Ein Bezug auf den Lieferschein ist im Kernmodell nicht vorgesehen
Ein Detail der Norm EN 16931 wird selten erwähnt und ist für die Prüfung entscheidend. Auf die Bestellung kann eine strukturierte Rechnung verweisen – auf Belegebene (BT-13) und sogar Position für Position, also Rechnungsposition auf Bestellposition (BT-132). Für den Lieferschein gibt es diesen Verweis im Kernmodell der EN 16931 nicht. Vorgesehen sind dort nur eine Empfangsbestätigung (BT-15, „receiving advice") und eine Versandanzeige (BT-16, „despatch advice"), und beide gelten für den Beleg als Ganzes, nicht für die einzelne Position.
Für den Wareneingang heißt das: Was auf welchem Lieferschein tatsächlich angekommen ist, bringt die strukturierte Rechnung nicht mit. Diese Verbindung entsteht erst im Betrieb – aus der eigenen Bestellung und der eigenen Wareneingangserfassung. Bei Teillieferungen, die im Frischebereich der Normalfall sind, ist genau das die Stelle, an der Abweichungen entstehen und unentdeckt bleiben.
Eine formal korrekte E-Rechnung kann inhaltlich falsch sein
Hier geht in der öffentlichen Diskussion der wichtigste Unterschied verloren. Ein Format kann prüfen, ob eine Rechnung vollständig und technisch gültig ist. Es kann nicht prüfen, ob sie stimmt. Dafür bräuchte es Ihre Konditionen und Ihren Wareneingang – beides kennt das Format nicht.
- Der berechnete Preis ist ein anderer als der vereinbarte. Gültig bleibt die Rechnung trotzdem.
- Die berechnete Menge ist eine andere als die gelieferte, weil eine Teillieferung voll abgerechnet wurde.
- Die Mengeneinheit ist zulässig, aber nicht die bestellte: zwanzig Flaschen als zwanzig Stück abgerechnet, obwohl ein Gebinde vereinbart war.
- Ein Kilopreis trifft auf eine Stückmenge, weil Liefer- und Verrechnungseinheit auseinanderfallen.
- Pfand steht als eigene Position, die Rücknahme des Leerguts fehlt.
Genau diese Fälle werden durch die Umstellung nicht seltener. Sie werden nur schneller gebucht, weil der Beleg keinen Widerstand mehr erzeugt.
Eine ZUGFeRD-Rechnung oder XRechnung prüfen, Position für Position
Involis verarbeitet XRechnung und ZUGFeRD direkt und liest klassische PDF-Rechnungen per Texterkennung aus. Danach ist der Weg für beide derselbe: Die Positionen der Rechnung werden mit Bestellung und Wareneingang verbunden und Position für Position gegenübergestellt.
- Preise laufen gegen den hinterlegten Referenzpreis und die Einkaufshistorie.
- Mengen laufen gegen den erfassten Wareneingang, Teillieferungen bleiben als solche sichtbar.
- Flaschen, Kilo, Gebinde und Pfand werden auf eine vergleichbare Einheit bezogen, statt Zahlen nebeneinanderzustellen.
- Auffällige Positionen werden markiert. Entschieden wird von einer Person, nicht von der Software.
- Geprüfte Belege gehen per Export an DATEV und weitere Buchhaltungssysteme.
Was diese Seite ausdrücklich nicht verspricht
Involis erfüllt keine gesetzlichen Pflichten an Ihrer Stelle und macht keine Aussage darüber, ob Ihr Betrieb die Anforderungen einhält. Der Rechnungsausgang – also das Ausstellen eigener E-Rechnungen – ist nicht Gegenstand der Software.
Prüfungen, Freigaben und Zahlungen werden mit Rolle, Zeitpunkt und Begründung protokolliert, mit Blick auf GoBD-relevante Anforderungen. Der Preis richtet sich nach Belegvolumen, Prozessreife und Anbindungen und wird auf Anfrage genannt.
Häufige Fragen
Erfüllt Involis die E-Rechnungspflicht für meinen Betrieb?
Nein, und das sollte auch niemand versprechen. Die Pflicht trifft den Betrieb, nicht eine Software. Involis verarbeitet strukturierte E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD direkt und liest PDF-Rechnungen per Texterkennung aus. Ob Ihr Betrieb die Anforderungen einhält, beurteilt Ihr Steuerberater.
Ab wann muss mein Betrieb E-Rechnungen ausstellen?
Die allgemeine Übergangsregelung läuft am 31. Dezember 2026 aus. Wer im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz nach § 19 Absatz 2 UStG hatte, hat nach § 27 Absatz 38 Nummer 2 UStG bis zum 31. Dezember 2027 Zeit. Das Empfangen ist dagegen schon seit dem 1. Januar 2025 Pflicht, ohne Übergangsfrist. Stand: August 2026, und keine steuerliche Beratung.
Was passiert mit den PDF-Rechnungen unserer Lieferanten?
Beide Wege laufen dauerhaft parallel. Ein Teil der Lieferanten stellt strukturiert um, ein Teil bleibt zunächst beim PDF – und für Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag (§ 33 UStDV) sowie für Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV) bleibt die Übermittlung als sonstige Rechnung dauerhaft zulässig, also als PDF oder auf Papier. Involis liest beide Formen und behandelt sie in der Prüfung gleich, damit daraus nicht zwei getrennte Prozesse werden.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Beide setzen auf derselben europäischen Norm EN 16931 auf und unterscheiden sich in der Form. Der Herausgeber KoSIT beschreibt XRechnung so: Der Standard „definiert die Art und technische Zusammensetzung der Rechnungsinformationen in einem XML-Datensatz." Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) beschreibt ZUGFeRD so: „Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format." Involis verarbeitet beide direkt. Für die Prüfung der Positionen macht die Wahl keinen Unterschied: Preis, Menge und Einheit werden in beiden Fällen gegen Bestellung und Wareneingang gestellt.
Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?
Ja. Dauerhaft ausgenommen sind drei Fälle: Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV) und Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV). Sie dürfen weiterhin als sonstige Rechnung übermittelt werden – auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format. Für den Rechnungseingang heißt das: Ein Teil der Belege kommt dauerhaft nicht strukturiert an.