Häufige Fragen zur Rechnungsprüfung mit Involis
Die Fragen, die in Gesprächen am häufigsten kommen – zur Prüfung selbst, zu Anbindungen, zur Einführung und zum Preis.
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Häufige Fragen
Was macht Involis genau?
Involis ist eine Software zur Prüfung von Eingangsrechnungen für den Mittelstand im Lebensmittelhandel, in Foodservice, Gastronomie und Feinkost. Involis hält Bestellung, Lieferschein und Rechnung verbunden und stellt sie Position für Position gegenüber, sodass Lieferanten-Preisabweichungen vor der Zahlungsfreigabe sichtbar werden. Markiert wird von der Software, entschieden von einer Person. Geprüfte Belege gehen per Export an DATEV und weitere Buchhaltungssysteme.
Wie funktioniert die Gegenüberstellung von Bestellung, Lieferschein und Rechnung?
Involis vergleicht Menge, Preis und Einheit aus Bestellung, Lieferschein und Rechnung – einheitenbewusst, also auch bei Flaschen, Kilo und Gebinden. Abweichungen werden markiert, bevor die Rechnung freigegeben wird.
Wie erkennt Involis stille Preiserhöhungen?
Jeder Einkaufspreis wird gegen den hinterlegten Referenzpreis und die Einkaufshistorie geprüft. Weicht ein Preis ab, erscheint die Position in einer nach Lieferant gruppierten Preisabweichungs-Inbox – mit altem Preis, neuem Preis und Delta in Prozent. So fällt eine Erhöhung vor der Zahlung auf, nicht erst beim Buchen.
Welche Schnittstellen gibt es zu Buchhaltungs- und ERP-Systemen?
Involis exportiert nach DATEV und übergibt Belege über angebundene Schnittstellen an weitere Buchhaltungssysteme. Zahlungsdateien werden für SEPA und S-Firm erzeugt. Eingehende Rechnungen werden per überwachtem IMAP-Postfach eingezogen; Kassen- und Warenwirtschaftsdaten werden über eine Firebird-Anbindung nach Prüfung der Datenstruktur als Referenz herangezogen.
Welche Rechnungsformate werden unterstützt?
Strukturierte E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD werden direkt verarbeitet, klassische PDF-Rechnungen per OCR und KI ausgelesen. Erfasst werden Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Preise, Mengen und Steuerwerte.
Welche Rolle spielt KI bei der Rechnungsprüfung?
KI und Texterkennung setzt Involis ausschließlich beim Auslesen von Rechnungen ein, nicht für die Gegenüberstellung und nicht für die Entscheidung. Aus einer klassischen PDF-Rechnung werden Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Preise, Mengen und Steuerwerte per Texterkennung und KI gelesen – strukturiert statt abgetippt. Strukturierte E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD brauchen diesen Schritt nicht, sie werden direkt verarbeitet. Die Gegenüberstellung mit Bestellung und Lieferschein ist danach ein geführter Prüfschritt: Auffällige Positionen werden markiert, entschieden wird von einer Person, nicht von der Software.
Ist Involis für mehrere Standorte geeignet?
Ja. Filialen und Gesellschaften werden als getrennte Mandanten unter einem Dach abgebildet, mit strikter Datentrennung. Rollen und Rechte für Prüfung, Freigabe, Zahlung und Reporting lassen sich pro Standort granular festlegen.
Gibt es einen Audit-Trail für Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe?
Prüfungen, Freigaben und Zahlungen werden mit Rolle, Zeitpunkt und Begründung in einem Audit-Trail festgehalten. Belege und Entscheidungen werden nachvollziehbar protokolliert – mit Blick auf GoBD-relevante Anforderungen und kontrollierbare Datenschutzprozesse.
Wie aufwendig ist die Einführung?
In Standardfällen ist eine produktive Einführung innerhalb weniger Tage möglich, wenn Stammdaten und ein definierter Freigabeprozess verfügbar sind. Der Start erfolgt mit begrenztem Umfang: Postfach anbinden, Kassen- oder Warenwirtschaftsdaten prüfen, ersten Prozesslauf aufsetzen.
Was kostet Involis?
Involis wird nach Belegvolumen, Prozessumfang und Integrationsbedarf angeboten – Preis auf Anfrage. Als Orientierung gibt es drei Einstiegspfade: Lite für Preiskontrolle, Growth für Teamprozesse und Full für Integrationen, Zahlung und Export.
Kann ich nur mit Preiskontrolle starten?
Ja. Viele Teams starten mit Preisabweichungen, Einkaufshistorie und Preisankündigungen, bevor Freigabe, Zahlungsläufe oder weitere Integrationen hinzukommen. Der Startumfang wird so gewählt, dass er zu Ihrem aktuellen Prozess passt.
Was passiert mit strittigen Rechnungen?
Strittige Positionen landen nicht einfach in der Zahlung. Sie können freigegeben, intern geklärt oder als Rückfrage mit Begründung dokumentiert werden. Reklamationen und Gutschriften bleiben am Vorgang sichtbar.
Welche Daten brauchen Sie für eine Einschätzung?
Für eine erste Einschätzung reichen Rechnungsvolumen, Anzahl der Standorte, aktuelle Systeme, wichtigste Lieferantenprozesse und der größte Schmerzpunkt: Preisabweichung, Freigabe, Zahlung, Export oder Reklamation.