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Involis

Häufige Fragen zur Rechnungsprüfung mit Involis

Die Fragen, die in Gesprächen am häufigsten kommen – zur Prüfung selbst, zu Anbindungen, zur Einführung und zum Preis.

Zuletzt aktualisiert:

Häufige Fragen

Was macht Involis genau?

Involis wird als Software zur Prüfung von Eingangsrechnungen für den Mittelstand im Lebensmittelhandel, in Foodservice, Gastronomie und Feinkost vorbereitet. Zum Produktstart ist vorgesehen, Bestellung, Lieferschein und Rechnung verbunden zu halten und Position für Position gegenüberzustellen, sodass Lieferanten-Preisabweichungen vor der Zahlungsfreigabe sichtbar werden. Die Software soll markieren, eine Person entscheiden. Auch der Export geprüfter Belege an DATEV und weitere Zielsysteme gehört zum Zielbild.

Wie funktioniert die Gegenüberstellung von Bestellung, Lieferschein und Rechnung?

Zum Produktstart ist ein einheitenbewusster Vergleich von Menge, Preis und Einheit aus Bestellung, Lieferschein und Rechnung vorgesehen – auch bei Flaschen, Kilo und Gebinden. Abweichungen sollen vor der Rechnungsfreigabe markiert werden.

Wie erkennt Involis stille Preiserhöhungen?

Vorgesehen ist, jeden Einkaufspreis gegen den hinterlegten Referenzpreis und die Einkaufshistorie zu prüfen. Abweichende Positionen sollen nach Lieferant gruppiert mit altem Preis, neuem Preis und prozentualem Delta erscheinen, damit eine Erhöhung vor der Zahlung sichtbar werden kann.

Welche Schnittstellen gibt es zu Buchhaltungs- und ERP-Systemen?

Zum Zielbild gehören ein DATEV-Export, weitere erst nach technischer Prüfung umgesetzte Schnittstellen, Zahlungsdateien für SEPA und S-Firm, ein überwachtes IMAP-Postfach sowie kontrollierte Datenimporte für geprüfte Referenzdaten. Vor dem Launch ist keine dieser Anbindungen als produktiv verfügbar zugesagt.

Welche Rechnungsformate werden unterstützt?

Vorgesehen ist, strukturierte E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD direkt zu verarbeiten und klassische PDF-Rechnungen per OCR und KI auszulesen. Das geplante Datenmodell umfasst Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Preise, Mengen und Steuerwerte. [1]

Welche Rolle spielt KI bei der Rechnungsprüfung?

Im Zielbild sollen KI und Texterkennung ausschließlich klassische PDF-Rechnungen auslesen, nicht die Gegenüberstellung entscheiden. XRechnung und ZUGFeRD sollen direkt verarbeitet werden. Anschließend ist ein geführter Prüfschritt vorgesehen: Auffällige Positionen werden markiert, die Entscheidung bleibt bei einer Person.

Ist Involis für mehrere Standorte geeignet?

Das Zielbild sieht vor, Filialen und Gesellschaften als getrennte Mandanten unter einem Dach abzubilden, mit strikter Datentrennung und standortbezogenen Rollen und Rechten für Prüfung, Freigabe, Zahlung und Reporting.

Gibt es einen Audit-Trail für Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe?

Zum Zielbild gehört, Prüfungen, Freigaben und Zahlungen mit Rolle, Zeitpunkt und Begründung nachvollziehbar zu protokollieren – mit Blick auf GoBD-relevante Anforderungen und kontrollierbare Datenschutzprozesse. Vor dem Launch ist das keine Konformitäts- oder Verfügbarkeitszusage. [2]

Wie aufwendig ist die Einführung?

Für die Zeit nach dem Produktstart ist ein begrenzter Einstieg als Onboarding-Ziel vorgesehen: Postfach anbinden, Kassen- oder Warenwirtschaftsdaten prüfen und einen ersten Prozesslauf aufsetzen. Die tatsächliche Dauer hängt von Datenqualität, Prozessumfang und Anbindungen ab; vor dem Launch ist daraus noch keine verbindliche Einführungszusage ableitbar.

Was kostet Involis?

Für den Produktstart ist ein Angebot nach Belegvolumen, Prozessumfang und Integrationsbedarf vorgesehen – Preis auf Anfrage. Die benannten Einstiegspfade Lite, Growth und Full sind eine Planungsorientierung und vor dem Launch nicht buchbar.

Kann ich nur mit Preiskontrolle starten?

Als Einstieg nach dem Produktstart ist ein begrenzter Umfang aus Preisabweichungen, Einkaufshistorie und Preisankündigungen vorgesehen. Der konkrete Startumfang ist erst nach Umsetzung und Prozessprüfung belastbar.

Was passiert mit strittigen Rechnungen?

Im Zielbild sollen strittige Positionen vor der Zahlung freigegeben, intern geklärt oder als Rückfrage mit Begründung dokumentiert werden. Auch Reklamationen und Gutschriften sollen am Vorgang sichtbar bleiben.

Welche Daten brauchen Sie für eine Einschätzung?

Für eine erste Einschätzung reichen Rechnungsvolumen, Anzahl der Standorte, aktuelle Systeme, wichtigste Lieferantenprozesse und der größte Schmerzpunkt: Preisabweichung, Freigabe, Zahlung, Export oder Reklamation.

Quellen

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