Pfand, Gebinde und Einheiten richtig prüfen
Kaum eine Rechnungsposition im Lebensmittel- und Getränkebereich ist eine einfache Zahl. Eine Kiste sind zwölf Flaschen, ein Karton sind sechs Kilo, dazu kommen separate Pfandzeilen und Leergutrücknahmen, die auf einem anderen Beleg stehen. Wer solche Rechnungen prüft, ohne die Einheit mitzurechnen, vergleicht Zahlen, die nicht vergleichbar sind.
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Prozessgrafik
Vom Gebinde zur prüfbaren Basiseinheit
Warenwert und Pfand bleiben getrennte Bewegungen, auch wenn sie auf demselben Beleg stehen.
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Gebinde
Zum Beispiel Kiste, Karton oder Fass
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Umrechnung
In Flasche, Kilogramm oder Liter übersetzen
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Warenwert
Preis je Basiseinheit gegenüberstellen
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Pfand & Leergut
Berechnung und Rücknahme separat verfolgen
Warum der Preis pro Einheit der eigentliche Maßstab ist
Der Positionspreis auf einer Rechnung sagt für sich wenig aus. Wechselt der Lieferant von der Zwölfer- auf die Zwanziger-Kiste, steigt der Kistenpreis, ohne dass der Preis pro Flasche gestiegen sein muss – oder er sinkt, während der Flaschenpreis steigt. Beide Fälle sehen im reinen Positionsvergleich gleich unauffällig aus.
Belastbar ist der Vergleich erst nach Umrechnung auf eine gemeinsame Basiseinheit. Dafür muss am Artikel hinterlegt sein, wie viele Basiseinheiten in einer Bestelleinheit stecken. Ist dieser Faktor gepflegt, lassen sich Bestellung, Lieferschein und Rechnung auf derselben Grundlage gegenüberstellen – unabhängig davon, in welcher Einheit jeder Beleg zählt.
Pfand: der Posten, der am häufigsten übersehen wird
Pfand wird getrennt vom Getränkepreis ausgewiesen und bildet eine Geld- und Leergutbewegung ab. Es belastet den zu zahlenden Betrag und muss deshalb genauso nachvollziehbar geprüft werden wie eine Warenposition. Drei Fehler treten regelmäßig auf:
- Pfand wird für die gelieferte Ware berechnet, die Rücknahme des Leerguts aber nicht gegengerechnet.
- Der Pfandsatz auf der Rechnung passt nicht zum tatsächlichen Gebinde, etwa Kastenpfand für ein anderes Kastenformat.
- Pfand ist im Positionspreis enthalten und wird zusätzlich als eigene Zeile berechnet.
Pfandzeilen sollten als eigener Positionstyp behandelt und gegen dokumentierte Liefer- und Rückgabebewegungen gestellt werden. Eine plausible Rechnungssumme beweist nicht, dass Pfandsatz, Gebinde und Leergutgutschrift zusammenpassen.
Rechenbeispiel: offenes Pfand nach Lieferung und Rückgabe
Ein rein illustratives Beispiel: Geliefert werden 20 Mehrwegkisten mit insgesamt 240 Flaschen. Bei derselben Tour gehen 12 Kisten mit 144 Flaschen zurück. Offen bleiben damit 8 Kisten und 96 Flaschen. Angenommen, der vertraglich ausgewiesene Satz beträgt 1,50 Euro je Kiste und 0,15 Euro je Flasche, ergibt sich ein offener Pfandbestand von 8 × 1,50 Euro + 96 × 0,15 Euro = 26,40 Euro.
Die Sätze im Beispiel sind keine allgemeingültigen Pfandwerte. Das Bundesumweltministerium weist für pfandpflichtige Einweggetränkeverpackungen 25 Cent aus; Mehrwegpfand ist nicht einheitlich gesetzlich festgelegt und kann je Flasche oder Kiste variieren. Für die Rechnungsprüfung gilt deshalb immer der tatsächlich ausgewiesene beziehungsweise vereinbarte Satz.
Gewichtsartikel und Tagespreise
Bei Ware, die nach Gewicht abgerechnet wird, sind zwei Größen gleichzeitig variabel: die Menge und der Preis. Deshalb ist hier die Trennung wichtig – weicht der Betrag ab, weil mehr geliefert wurde, oder weil der Kilopreis gestiegen ist? Ohne diese Unterscheidung wird eine Preiserhöhung als Mengenabweichung abgehakt und umgekehrt.
Praktisch heißt das: gewogene Menge aus dem Wareneingang gegen berechnete Menge, und getrennt davon berechneter Kilopreis gegen Referenzpreis und Historie. Zwei Prüfungen, nicht eine.
Was am Artikelstamm hinterlegt sein sollte
- Basiseinheit und Bestelleinheit mit Umrechnungsfaktor.
- Ob die Position nach Gewicht oder nach Stück abgerechnet wird.
- Pfandart und Pfandsatz je Gebinde, getrennt vom Warenpreis.
- Referenzpreis pro Basiseinheit, nicht pro Bestelleinheit.
- Zulässige Toleranz für Mengen- und Gewichtsabweichung.
Häufige Fragen
Warum reicht es nicht, die Rechnungssumme mit der Bestellsumme zu vergleichen?
Weil sich Fehler in der Summe gegenseitig aufheben können. Eine zu hoch berechnete Menge und ein zu niedriger Preis ergeben zusammen eine plausible Summe. Erst der Vergleich auf Positionsebene und pro Basiseinheit zeigt, welche der beiden Größen abweicht.
Wie wird Leergut in der Prüfung berücksichtigt?
Leergut ist eine eigene Bewegung mit eigenem Beleg. Sinnvoll ist, berechnetes Pfand und zurückgenommenes Leergut je Lieferant über die Zeit gegenüberzustellen, statt beides je Rechnung abzustimmen. Ein dauerhaftes Ungleichgewicht ist das eigentliche Signal.
Ist der Pfandsatz für jede Flasche und Kiste gleich?
Nein. Für pfandpflichtige Einweggetränkeverpackungen nennt das Bundesumweltministerium 25 Cent. Mehrwegpfand ist dagegen nicht einheitlich gesetzlich festgelegt; die Beträge für Flaschen und Kisten können je System und Gebinde variieren. Für die Prüfung muss daher der auf dem Beleg ausgewiesene beziehungsweise vertraglich vereinbarte Satz dem tatsächlichen Gebinde zugeordnet werden.
Was passiert, wenn Umrechnungsfaktoren im Stamm fehlen?
Dann ist ein einheitenbewusster Vergleich für diese Artikel nicht möglich, und die Position sollte als ungeprüft erkennbar bleiben statt stillschweigend als in Ordnung zu gelten. Die Pflege dieser Faktoren ist deshalb meist der erste Schritt einer Einführung.