Lieferschein und Rechnung stimmen nicht überein

Der Lieferschein hält fest, welche Menge tatsächlich geliefert wurde; die Rechnung hält fest, welche Menge berechnet wird und welcher Betrag zu zahlen ist. Weichen beide voneinander ab, ist das eine Abweichung, die vor der Zahlung geklärt werden sollte. Die Rechnung nennt zwölf Kisten, auf dem Lieferschein stehen zehn. Oder die Mengen stimmen, aber die Einheiten nicht. Solche Fälle sind der Normalfall, nicht die Ausnahme – und sie werden teuer, wenn sie erst nach der Zahlung auffallen. Danach ist die Klärung eine Gutschriftverhandlung statt einer Rückfrage.

Zuletzt aktualisiert: 9. August 2026

Die typischen Abweichungen

Mengenabweichung

Berechnet wird die bestellte, nicht die gelieferte Menge. Häufig bei Teillieferungen, wenn der Rest nachgeliefert und dann ein zweites Mal berechnet wird.

Einheitenabweichung

Der Lieferschein zählt Kisten, die Rechnung berechnet Einzelflaschen oder Kilogramm. Ohne hinterlegten Umrechnungsfaktor sind beide Zahlen nicht vergleichbar, und der Vergleich der Stückzahl führt in die Irre.

Gewichtsartikel

Bei Ware, die nach Gewicht abgerechnet wird, steht die tatsächliche Menge erst bei der Anlieferung fest. Weicht das berechnete Gewicht vom gewogenen ab, ist das nur mit einem erfassten Wareneingang nachweisbar.

Nicht gelieferte Position

Eine Position steht auf der Rechnung, aber nicht auf dem Lieferschein. Das ist der Fall, der ohne Positionsvergleich praktisch unentdeckt bleibt.

Fehlende Gutschrift

Retoure oder Reklamation sind erledigt, die Gutschrift ist aber in der Abrechnung nicht berücksichtigt. Sie bleibt offen, bis jemand sie aktiv nachhält.

Wareneingangskontrolle: der Schritt, der die Abweichung belegbar macht

Eine Abweichung zwischen Lieferschein und Rechnung lässt sich nur belegen, wenn festgehalten ist, was tatsächlich angekommen ist. Wird der Lieferschein nur abgezeichnet und abgelegt, existiert diese Information nach zwei Wochen praktisch nicht mehr – niemand kann rekonstruieren, ob die zwei fehlenden Kisten geliefert wurden.

Deshalb ist die Erfassung des Wareneingangs kein Verwaltungsschritt, sondern die Beweisgrundlage. Wenn Lieferscheine importiert und Wareneingänge erfasst werden, bleibt die gelieferte Menge mit Bestellung und Rechnung verbunden. Der Positionsvergleich hat dann eine Referenz statt einer Erinnerung.

Der Wareneingang ist zugleich ein aufzeichnungspflichtiger Vorgang. § 143 Absatz 1 AO lautet: „Gewerbliche Unternehmer müssen den Wareneingang gesondert aufzeichnen." Absatz 3 nennt, was die Aufzeichnung enthalten muss: „den Tag des Wareneingangs oder das Datum der Rechnung", „den Namen oder die Firma und die Anschrift des Lieferers", „die handelsübliche Bezeichnung der Ware", „den Preis der Ware" und „einen Hinweis auf den Beleg". Das ist fast genau die Datenbasis, die ein Positionsvergleich braucht. Die Aufzeichnungspflicht besteht unabhängig davon, mit welchem Werkzeug sie erfüllt wird – sie ist kein Argument für eine Software, sondern der Grund, warum die Angaben ohnehin vorliegen sollten.

Reklamation und Gutschrift: klären, ohne den Lieferanten zu verlieren

Der Ton entscheidet, ob aus einer Abweichung ein Konflikt wird. Belastbar ist eine Rückfrage, die den Vorgang benennt statt einen Vorwurf zu formulieren:

Position, Datum, Lieferschein- und Rechnungsnummer nennen – nicht „die Rechnung von letzter Woche".
Die Abweichung als Differenz beschreiben: berechnet, geliefert, Differenz in der jeweiligen Einheit.
Einen konkreten Vorschlag machen: Gutschrift, Korrekturrechnung oder Verrechnung mit der nächsten Lieferung.
Die strittige Position von der Zahlung ausnehmen, den unstrittigen Rest fristgerecht zahlen – das erhält Skonto und Verhandlungsposition.
Den Vorgang dokumentieren, damit bei Wiederholung die Häufigkeit belegbar ist.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Lieferschein und Rechnung?

Für die Prüfung liegt der Unterschied darin, was der jeweilige Beleg festhält: Der Lieferschein nennt die gelieferte Menge, die Rechnung die berechnete. Solange beide zusammenpassen, fällt das nicht auf. Sichtbar wird der Unterschied genau dann, wenn berechnete und gelieferte Menge auseinanderfallen – etwa weil die bestellte statt der gelieferten Menge berechnet wurde oder weil eine Position auf der Rechnung steht, die auf dem Lieferschein fehlt. Belegen lässt sich das nur mit einer Wareneingangsprüfung, die festhält, was tatsächlich angekommen ist.

Darf man eine Rechnung wegen einer strittigen Position komplett zurückhalten?

Üblich und praktikabel ist es, den unstrittigen Teil zu zahlen und die strittige Position zurückzuhalten. Das erhält Skontofristen für den größeren Teil und begrenzt den Streit auf den tatsächlich betroffenen Betrag. Ob und in welchem Umfang ein Zurückbehaltungsrecht besteht, ist eine rechtliche Frage im Einzelfall – diese Seite ist keine Rechtsberatung.

Was ist mit Abweichungen, die unter einer Bagatellgrenze liegen?

Sinnvoll ist eine Toleranz, aber eine dokumentierte: eine Grenze, unterhalb derer nicht reklamiert wird, während die Abweichung trotzdem erfasst bleibt. Sonst wird aus einer Toleranz eine blinde Stelle, in der sich viele kleine Beträge sammeln.

Muss dafür jeder Lieferschein digital erfasst werden?

Für einen vollständigen Positionsvergleich ja. Ein pragmatischer Anfang ist, mit den Lieferanten zu beginnen, die das größte Volumen und die häufigsten Abweichungen haben, und den Rest zunächst wie bisher zu behandeln.

Ist der Lieferschein in einer strukturierten E-Rechnung enthalten?

Nein: Das Kernmodell der europäischen Norm EN 16931 kennt keinen Verweis von der Rechnungsposition auf einen Lieferschein. Auf die Bestellung kann eine strukturierte Rechnung verweisen, auf Belegebene (BT-13) und sogar Position für Position (BT-132). Für den Lieferschein sind dort nur eine Empfangsbestätigung (BT-15) und eine Versandanzeige (BT-16) vorgesehen, und beide gelten für den Beleg als Ganzes. Die Verbindung zwischen Rechnungsposition und tatsächlich angekommener Ware entsteht deshalb erst im Betrieb – aus der eigenen Bestellung und der eigenen Wareneingangserfassung.