# Pfand, Gebinde und Einheiten richtig prüfen

_Quelle: https://www.involis.de/pfand-gebinde-einheiten/ · Zuletzt aktualisiert: 9. August 2026 · Involis_

Kaum eine Rechnungsposition im Lebensmittel- und Getränkebereich ist eine einfache Zahl. Eine Kiste sind zwölf Flaschen, ein Karton sind sechs Kilo, dazu kommen Pfandzeilen ohne Warenwert und Leergutrücknahmen, die auf einem anderen Beleg stehen. Wer solche Rechnungen prüft, ohne die Einheit mitzurechnen, vergleicht Zahlen, die nicht vergleichbar sind.

## Warum der Preis pro Einheit der eigentliche Maßstab ist

Der Positionspreis auf einer Rechnung sagt für sich wenig aus. Wechselt der Lieferant von der Zwölfer- auf die Zwanziger-Kiste, steigt der Kistenpreis, ohne dass der Preis pro Flasche gestiegen sein muss – oder er sinkt, während der Flaschenpreis steigt. Beide Fälle sehen im reinen Positionsvergleich gleich unauffällig aus.

Belastbar ist der Vergleich erst nach Umrechnung auf eine gemeinsame Basiseinheit. Dafür muss am Artikel hinterlegt sein, wie viele Basiseinheiten in einer Bestelleinheit stecken. Ist dieser Faktor gepflegt, lassen sich Bestellung, Lieferschein und Rechnung auf derselben Grundlage gegenüberstellen – unabhängig davon, in welcher Einheit jeder Beleg zählt.

## Pfand: der Posten, der am häufigsten übersehen wird

Pfand ist kein Warenwert, sondern ein durchlaufender Posten – und trotzdem echtes Geld auf dem Konto. Drei Fehler treten regelmäßig auf:

- Pfand wird für die gelieferte Ware berechnet, die Rücknahme des Leerguts aber nicht gegengerechnet.
- Der Pfandsatz auf der Rechnung passt nicht zum tatsächlichen Gebinde, etwa Kastenpfand für ein anderes Kastenformat.
- Pfand ist im Positionspreis enthalten und wird zusätzlich als eigene Zeile berechnet.

Weil Pfandzeilen den Warenwert nicht verändern, fallen sie bei einer Prüfung gegen die Rechnungssumme systematisch nicht auf. Sie müssen als eigener Positionstyp behandelt und gegen die Leergutbewegung gestellt werden, nicht gegen den Wareneingang.

## Gewichtsartikel und Tagespreise

Bei Ware, die nach Gewicht abgerechnet wird, sind zwei Größen gleichzeitig variabel: die Menge und der Preis. Deshalb ist hier die Trennung wichtig – weicht der Betrag ab, weil mehr geliefert wurde, oder weil der Kilopreis gestiegen ist? Ohne diese Unterscheidung wird eine Preiserhöhung als Mengenabweichung abgehakt und umgekehrt.

Praktisch heißt das: gewogene Menge aus dem Wareneingang gegen berechnete Menge, und getrennt davon berechneter Kilopreis gegen Referenzpreis und Historie. Zwei Prüfungen, nicht eine.

## Was am Artikelstamm hinterlegt sein sollte

- Basiseinheit und Bestelleinheit mit Umrechnungsfaktor.
- Ob die Position nach Gewicht oder nach Stück abgerechnet wird.
- Pfandart und Pfandsatz je Gebinde, getrennt vom Warenpreis.
- Referenzpreis pro Basiseinheit, nicht pro Bestelleinheit.
- Zulässige Toleranz für Mengen- und Gewichtsabweichung.

## Häufige Fragen

### Warum reicht es nicht, die Rechnungssumme mit der Bestellsumme zu vergleichen?

Weil sich Fehler in der Summe gegenseitig aufheben können. Eine zu hoch berechnete Menge und ein zu niedriger Preis ergeben zusammen eine plausible Summe. Erst der Vergleich auf Positionsebene und pro Basiseinheit zeigt, welche der beiden Größen abweicht.

### Wie wird Leergut in der Prüfung berücksichtigt?

Leergut ist eine eigene Bewegung mit eigenem Beleg. Sinnvoll ist, berechnetes Pfand und zurückgenommenes Leergut je Lieferant über die Zeit gegenüberzustellen, statt beides je Rechnung abzustimmen. Ein dauerhaftes Ungleichgewicht ist das eigentliche Signal.

### Was passiert, wenn Umrechnungsfaktoren im Stamm fehlen?

Dann ist ein einheitenbewusster Vergleich für diese Artikel nicht möglich, und die Position sollte als ungeprüft erkennbar bleiben statt stillschweigend als in Ordnung zu gelten. Die Pflege dieser Faktoren ist deshalb meist der erste Schritt einer Einführung.

## Weiterlesen

- [Rechnung stimmt nicht mit dem Lieferschein überein](https://www.involis.de/lieferschein-rechnung-abweichung/)
- [Rechnungsprüfung im Lebensmittelhandel](https://www.involis.de/rechnungspruefung/)
- [Rechnungsprüfung nach Branche: Gastronomie, Bäckerei](https://www.involis.de/branchen/)

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