# Involis – vollständiges Profil für KI-Agenten > Involis ist eine deutschsprachige B2B-Software für die Prüfung von Eingangsrechnungen, Lieferanten-Preiskontrolle und Zahlungsfreigabe im Lebensmittelhandel, Foodservice, in der Gastronomie und im Feinkost-Mittelstand. Kanonische Quelle: https://www.involis.de/ · Sprache: de-DE · Kontakt: hello@involis.de · Stand: 9. August 2026 Dieses Dokument bündelt alle Inhaltsseiten von involis.de als ein Markdown-Dokument. Das kompakte Profil steht unter https://www.involis.de/llms.txt. --- # Rechnungsprüfung im Lebensmittelhandel _Quelle: https://www.involis.de/rechnungspruefung/ · Zuletzt aktualisiert: 9. August 2026 · Involis_ Rechnungsprüfung heißt, eine Eingangsrechnung gegen Bestellung und Lieferschein zu kontrollieren: Preis, Menge, Einheit und Steuerwerte werden Position für Position gegenübergestellt, bevor die Rechnung zur Zahlung freigegeben wird. In einem Betrieb mit Frischesortiment laufen Eingangsrechnungen anders ein als im klassischen Handel: mehrere Lieferungen pro Woche, wechselnde Tagespreise, Teillieferungen, Gebinde und Pfand auf derselben Rechnung. Wer solche Belege prüft, vergleicht nicht nur Summen, sondern jede einzelne Position gegen Bestellung und Lieferschein. Diese Seite beschreibt, woran diese Prüfung in der Praxis scheitert und wie ein belastbarer Prozess aussieht. ## Was bei der Prüfung von Eingangsrechnungen tatsächlich schiefgeht Die üblichen Fehler sind selten spektakulär. Sie sind klein, wiederholen sich und fallen in der Summe auf – meist erst beim Monatsabschluss, wenn der Wareneinsatz nicht zur Kalkulation passt. Weil Lieferantenpreise in diesen Sortimenten ohnehin schwanken, sieht eine Abweichung zunächst wie Normalbetrieb aus. - Der berechnete Einkaufspreis liegt über dem zuletzt vereinbarten, ohne dass eine Preisankündigung vorlag. - Die berechnete Menge weicht von der gelieferten Menge ab, weil eine Teillieferung voll abgerechnet wurde. - Rechnung und Lieferschein nennen unterschiedliche Einheiten – Kiste gegen Kilo, Gebinde gegen Einzelflasche. - Pfand wird berechnet, aber die Rücknahme nicht gegengerechnet. - Eine Reklamation ist geklärt, die Gutschrift fehlt aber in der nächsten Abrechnung. - Ein Beleg wird zweimal eingereicht, einmal als PDF per Mail und einmal auf Papier. ## Der Ablauf der Rechnungsprüfung: von der Rechnung bis zur Freigabe Eine tragfähige Rechnungsprüfung ist kein einzelner Kontrollschritt, sondern eine Kette, in der jeder Beleg seinen Bezug behält. Fehlt ein Glied, wird der nächste Schritt zur Schätzung. ### Erfassen Rechnungen kommen als PDF, als Papierscan oder als strukturierte E-Rechnung in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD. Ein überwachtes Postfach zieht eingehende Belege selbst ein, sodass nichts in einem persönlichen Mailordner liegen bleibt. Aus dem Beleg werden Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Mengen, Preise und Steuerwerte gelesen – strukturiert statt abgetippt. ### Gegenüberstellen Bestellung, Wareneingang und Rechnung bleiben miteinander verbunden. Dadurch lässt sich Position für Position gegenüberstellen, was bestellt, was geliefert und was berechnet wurde. Entscheidend ist, dass der Vergleich die Einheit mitrechnet: eine Kiste mit zwölf Flaschen ist nur dann vergleichbar, wenn die Umrechnung hinterlegt ist. ### Prüfen Jeder Einkaufspreis wird gegen den hinterlegten Referenzpreis und die Einkaufshistorie geprüft. Weicht etwas ab, wird die Position markiert, statt in der Summe zu verschwinden. Das ist der Moment, in dem eine Preiserhöhung auffällt, für die niemand eine Ankündigung hat. ### Freigeben oder klären Ein Freigabe-Workflow legt fest, wer ab welchem Betrag entscheiden darf. Eine geprüfte Rechnung wird freigegeben, abgelehnt oder als Rückfrage dokumentiert. Strittige Positionen landen nicht still im nächsten Zahlungslauf. Wer wann mit welcher Begründung entschieden hat, wird protokolliert – mit Blick auf GoBD-relevante Anforderungen. ### Zahlungslauf per SEPA, Skonto nutzen und an DATEV übergeben Fällige Rechnungen gehen als Zahlungslauf im SEPA- oder S-Firm-Format heraus, Skontofristen bleiben dabei sichtbar. Geprüfte Belege werden per Export an DATEV und weitere Buchhaltungssysteme übergeben, damit die Buchhaltung nicht noch einmal von vorn prüft. ## Software für die Rechnungsprüfung: warum Standardlösungen im Lebensmittelbereich oft nicht greifen Werkzeuge für Rechnungsverarbeitung sind meist auf Dienstleistungs- und Handelsbelege ausgelegt: eine Position, ein Preis, eine Einheit. Der typische Lebensmittelbeleg ist anders gebaut. Er enthält Gewichtsartikel mit tagesaktuellem Kilopreis, Gebinde mit Umrechnungsfaktor, Pfandzeilen ohne Warenwert und Positionen, deren Menge erst bei der Anlieferung feststeht. Eine Prüfung, die diese Struktur nicht kennt, kann formal korrekt sein und trotzdem die teuren Abweichungen übersehen: Sie stimmt die Rechnungssumme ab, nicht den Preis pro Einheit. ## Kreditorenbuchhaltung, Controlling, Steuerberater: wer prüft, wer gibt frei Die Prüfung sitzt fachlich im Einkauf oder im Wareneingang: dort weiß man, was bestellt und was geliefert wurde. Die Freigabe zur Zahlung sitzt in der Kreditorenbuchhaltung oder in der Geschäftsführung, gebunden an eine Betragsgrenze. Das Controlling braucht am Ende weder Belege noch Freigaben, sondern verlässliche Zahlen zum Wareneinsatz. Wer die Buchhaltung extern erledigen lässt, hat einen zusätzlichen Grund für einen sauberen Ablauf: Was der Steuerberater bekommt, ist entweder ein sortierter Stapel geprüfter Belege oder eine Sammlung von Rückfragen. Der Unterschied wird direkt in Bearbeitungszeit abgerechnet – und Nachfragen zu einer Rechnung von vor sechs Wochen kosten intern meist mehr Zeit als die Prüfung selbst gekostet hätte. ## Was sich damit im Alltag ändert - Preisabweichungen werden vor der Zahlung sichtbar, nicht erst beim Buchen. - Die Kette Bestellung – Lieferschein – Rechnung ist für einen Beleg nachvollziehbar, statt in drei Ordnern zu liegen. - Offene Gutschriften bleiben am Vorgang sichtbar und mindern die nächste Zahlung. - Freigaben sind dokumentiert, statt in einer Mailkette zu stehen. - Die Buchhaltung bekommt geprüfte Belege statt eines Stapels mit Rückfragen. ## Häufige Fragen ### Was ist Rechnungsprüfung? Rechnungsprüfung ist die Feststellung, ob eine eingegangene Lieferantenrechnung bezahlt werden darf. Sie beantwortet drei Fragen. Formal: Enthält der Beleg die Angaben, die § 14 Absatz 4 UStG verlangt – vom Ausstellungsdatum bis zu der Angabe, die dort „die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände" heißt? Rechnerisch: Ergeben Einzelpreise, Mengen und Steuerbeträge die ausgewiesene Summe? Sachlich: Stimmen berechneter Preis, Menge und Einheit mit Bestellung und erfasstem Wareneingang überein? Die formale und die rechnerische Frage lassen sich am Beleg allein beantworten, die sachliche nicht – dafür braucht es die eigene Bestellung und den eigenen Wareneingang. Entschieden wird am Ende von einer Person; die Freigabe ist ein eigener Schritt. ### Was ist der Unterschied zwischen Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe? Die Prüfung stellt fest, ob eine Rechnung inhaltlich stimmt: Preis, Menge, Einheit und Steuer gegen Bestellung und Lieferschein. Die Freigabe ist die anschließende Entscheidung, dass die geprüfte Rechnung bezahlt werden darf. Beides gehört zusammen, ist aber organisatorisch getrennt – geprüft wird oft im Einkauf, freigegeben in der Buchhaltung oder Geschäftsführung. ### Was ist eine Eingangsrechnung – und was unterscheidet sie von einer Ausgangsrechnung? Beides ist derselbe Belegtyp aus zwei Blickrichtungen. Das Umsatzsteuergesetz kennt nur den Begriff Rechnung: „Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird" (§ 14 Absatz 1 Satz 1 UStG). Eingangsrechnung nennt ein Betrieb den Beleg, den er von einem Lieferanten erhält und zu zahlen hat; Ausgangsrechnung den Beleg, den er selbst ausstellt. Involis arbeitet ausschließlich auf der Eingangsseite: Bestellung, Wareneingang und Lieferantenrechnung bleiben verbunden und werden Position für Position gegenübergestellt. Der eigene Rechnungsausgang ist nicht Gegenstand der Software. ### Gehört die Rechnungsprüfung in den Einkauf oder in die Buchhaltung? Beides, aber in getrennten Schritten. Fachlich geprüft wird im Einkauf oder im Wareneingang – dort weiß man, was bestellt und was geliefert wurde. Die Freigabe zur Zahlung liegt in der Kreditorenbuchhaltung oder in der Geschäftsführung, gebunden an eine Betragsgrenze. ### Braucht es für die Prüfung eine Bestellung im System? Für den vollständigen Vergleich ja: ohne Bestellung fehlt die Referenz, was vereinbart war. Ein Teil der Prüfung funktioniert auch ohne – ein berechneter Preis lässt sich gegen die Einkaufshistorie und einen hinterlegten Referenzpreis stellen. Viele Betriebe starten genau so und ergänzen die Bestellseite später. ### Wie lange dauert die Einführung? In Standardfällen ist ein produktiver Start innerhalb weniger Tage möglich, wenn Stammdaten und ein definierter Freigabeprozess vorliegen. Sinnvoll ist ein begrenzter Anfang: Postfach anbinden, vorhandene Kassen- oder Warenwirtschaftsdaten prüfen, einen ersten Prozesslauf aufsetzen. ### Lässt sich die Rechnungsprüfung automatisieren? Teilweise. Automatisch läuft das Einsammeln und Auslesen: Ein überwachtes Postfach zieht eingehende Belege selbst ein, Positionen, Mengen, Preise und Steuerwerte werden strukturiert gelesen statt abgetippt. Nicht automatisch läuft die Gegenüberstellung von Bestellung, Wareneingang und Rechnung – sie ist ein geführter Prüfschritt: Weicht eine Position ab, wird sie markiert, statt in der Summe zu verschwinden. Über Freigabe, Ablehnung oder Rückfrage entscheidet immer eine Person; der Freigabe-Workflow legt nur fest, wer ab welchem Betrag entscheiden darf. ## Weiterlesen - [E-Rechnungspflicht im Lebensmittelhandel: Positionen prüfen](https://www.involis.de/e-rechnung-positionen-pruefen/) - [Stille Preiserhöhungen bei Lieferanten erkennen](https://www.involis.de/stille-preiserhoehungen/) - [Rechnung stimmt nicht mit dem Lieferschein überein](https://www.involis.de/lieferschein-rechnung-abweichung/) ## Involis ist in Vorbereitung Involis wird gerade für den Start fertiggestellt. Wer auf der Warteliste steht, wird einmalig informiert, sobald die Software verfügbar ist – kein Newsletter, keine Weitergabe von Daten. --- # E-Rechnung: empfangen ist noch nicht geprüft _Quelle: https://www.involis.de/e-rechnung-positionen-pruefen/ · Zuletzt aktualisiert: 9. August 2026 · Involis_ Strukturierte Rechnungen lösen ein Problem, das lange den größten Teil der Arbeit gemacht hat: das Auslesen. Sie lösen nicht das Problem, das dahinter liegt. Eine Rechnung kann formal einwandfrei sein und inhaltlich trotzdem falsch – mit einem Preis, der nicht dem vereinbarten entspricht, oder einer Einheit, die nicht die bestellte ist. Diese Seite ordnet ein, was die gesetzlichen Stufen bringen und wo die Prüfung erst anfängt. ## E-Rechnungspflicht: ab wann sie gilt und welche Übergangsfristen auslaufen Was eine E-Rechnung ist, definiert das Umsatzsteuergesetz selbst. § 14 Absatz 1 UStG beginnt mit dem Rechnungsbegriff: „Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird." Danach folgt die Unterscheidung, um die es in der Umstellung geht: „Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht." Und: „Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird." Nach dieser Einteilung fällt ein PDF im Mailanhang unter die sonstige Rechnung – ein anderes elektronisches Format, kein strukturiertes. Die Pflicht ist in zwei Richtungen aufgeteilt, die oft durcheinandergehen. Das Empfangen gilt längst. Beim Ausstellen laufen dagegen Übergangsregelungen aus, gestaffelt nach Umsatz und Verfahren. Für die Rechnungsprüfung ist das Ausstellen die interessantere Seite, denn es entscheidet, wie viele Lieferanten künftig strukturiert abrechnen. - Empfangen: seit dem 1. Januar 2025 verpflichtend, ohne Übergangsfrist und unabhängig von der Betriebsgröße. - Ausstellen: die allgemeine Übergangsregelung läuft am 31. Dezember 2026 aus (§ 27 Absatz 38 Nummer 1 UStG). - Ausstellen bei kleinerem Umsatz: Maßgeblich ist der Umsatz des ausstellenden Lieferanten, nicht Ihr eigener. Lag der Gesamtumsatz (§ 19 Absatz 2 UStG) des die Rechnung ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr bei nicht mehr als 800.000 Euro, darf er bis zum 31. Dezember 2027 weiter als sonstige Rechnung abrechnen (§ 27 Absatz 38 Nummer 2 UStG). - EDI-Verfahren: eigene Übergangsregelung bis zum 31. Dezember 2027 (§ 27 Absatz 38 Nummer 3 UStG). - Dauerhafte Ausnahmen: Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag (§ 33 UStDV), Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV) dürfen weiter als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format. Der Rechnungseingang bleibt damit auf Dauer gemischt: Ein Teil kommt strukturiert, ein Teil als PDF oder auf Papier. Eine Prüfung, die nur strukturierte Formate versteht, deckt den Eingang deshalb nicht ab. Diese Seite gibt den Stand der gesetzlichen Regelung wieder (Stand: August 2026) und ist keine steuerliche Beratung. Was daraus für einen bestimmten Betrieb folgt, klärt der Steuerberater. ## XRechnung oder ZUGFeRD: beide liefern Menge und Einheit je Position Beide Formate setzen auf derselben europäischen Norm auf: EN 16931. Deren Kernmodell schreibt je Rechnungsposition nicht nur einen Betrag vor, sondern auch die berechnete Menge (Geschäftsterm BT-129) und die Mengeneinheit als Code aus einer festen Liste (BT-130) – dazu Artikelbezeichnung und Netto-Einzelpreis. Die Geschäftsregel BR-23 verlangt ausdrücklich, dass in jeder Rechnungsposition ein Code für die Mengeneinheit steht; im englischen Wortlaut der Peppol-Dokumentation zur Norm: „An Invoice line (BG-25) shall have an Invoiced quantity unit of measure code (BT-130)." Das ist der eigentliche Fortschritt für die Prüfung: Menge und Einheit kommen als Datenfeld und nicht als Bild einer Seite. Was vorher aus einem Scan gelesen und kontrolliert werden musste, steht maschinenlesbar da. Der Aufwand verschiebt sich damit vom Erfassen zum Bewerten. ## Ein Bezug auf den Lieferschein ist im Kernmodell nicht vorgesehen Ein Detail der Norm EN 16931 wird selten erwähnt und ist für die Prüfung entscheidend. Auf die Bestellung kann eine strukturierte Rechnung verweisen – auf Belegebene (BT-13) und sogar Position für Position, also Rechnungsposition auf Bestellposition (BT-132). Für den Lieferschein gibt es diesen Verweis im Kernmodell der EN 16931 nicht. Vorgesehen sind dort nur eine Empfangsbestätigung (BT-15, „receiving advice") und eine Versandanzeige (BT-16, „despatch advice"), und beide gelten für den Beleg als Ganzes, nicht für die einzelne Position. Für den Wareneingang heißt das: Was auf welchem Lieferschein tatsächlich angekommen ist, bringt die strukturierte Rechnung nicht mit. Diese Verbindung entsteht erst im Betrieb – aus der eigenen Bestellung und der eigenen Wareneingangserfassung. Bei Teillieferungen, die im Frischebereich der Normalfall sind, ist genau das die Stelle, an der Abweichungen entstehen und unentdeckt bleiben. ## Eine formal korrekte E-Rechnung kann inhaltlich falsch sein Hier geht in der öffentlichen Diskussion der wichtigste Unterschied verloren. Ein Format kann prüfen, ob eine Rechnung vollständig und technisch gültig ist. Es kann nicht prüfen, ob sie stimmt. Dafür bräuchte es Ihre Konditionen und Ihren Wareneingang – beides kennt das Format nicht. - Der berechnete Preis ist ein anderer als der vereinbarte. Gültig bleibt die Rechnung trotzdem. - Die berechnete Menge ist eine andere als die gelieferte, weil eine Teillieferung voll abgerechnet wurde. - Die Mengeneinheit ist zulässig, aber nicht die bestellte: zwanzig Flaschen als zwanzig Stück abgerechnet, obwohl ein Gebinde vereinbart war. - Ein Kilopreis trifft auf eine Stückmenge, weil Liefer- und Verrechnungseinheit auseinanderfallen. - Pfand steht als eigene Position, die Rücknahme des Leerguts fehlt. Genau diese Fälle werden durch die Umstellung nicht seltener. Sie werden nur schneller gebucht, weil der Beleg keinen Widerstand mehr erzeugt. ## Eine ZUGFeRD-Rechnung oder XRechnung prüfen, Position für Position Involis verarbeitet XRechnung und ZUGFeRD direkt und liest klassische PDF-Rechnungen per Texterkennung aus. Danach ist der Weg für beide derselbe: Die Positionen der Rechnung werden mit Bestellung und Wareneingang verbunden und Position für Position gegenübergestellt. - Preise laufen gegen den hinterlegten Referenzpreis und die Einkaufshistorie. - Mengen laufen gegen den erfassten Wareneingang, Teillieferungen bleiben als solche sichtbar. - Flaschen, Kilo, Gebinde und Pfand werden auf eine vergleichbare Einheit bezogen, statt Zahlen nebeneinanderzustellen. - Auffällige Positionen werden markiert. Entschieden wird von einer Person, nicht von der Software. - Geprüfte Belege gehen per Export an DATEV und weitere Buchhaltungssysteme. ## Was diese Seite ausdrücklich nicht verspricht Involis erfüllt keine gesetzlichen Pflichten an Ihrer Stelle und macht keine Aussage darüber, ob Ihr Betrieb die Anforderungen einhält. Der Rechnungsausgang – also das Ausstellen eigener E-Rechnungen – ist nicht Gegenstand der Software. Prüfungen, Freigaben und Zahlungen werden mit Rolle, Zeitpunkt und Begründung protokolliert, mit Blick auf GoBD-relevante Anforderungen. Der Preis richtet sich nach Belegvolumen, Prozessreife und Anbindungen und wird auf Anfrage genannt. ## Häufige Fragen ### Erfüllt Involis die E-Rechnungspflicht für meinen Betrieb? Nein, und das sollte auch niemand versprechen. Die Pflicht trifft den Betrieb, nicht eine Software. Involis verarbeitet strukturierte E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD direkt und liest PDF-Rechnungen per Texterkennung aus. Ob Ihr Betrieb die Anforderungen einhält, beurteilt Ihr Steuerberater. ### Ab wann muss mein Betrieb E-Rechnungen ausstellen? Die allgemeine Übergangsregelung läuft am 31. Dezember 2026 aus. Wer im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz nach § 19 Absatz 2 UStG hatte, hat nach § 27 Absatz 38 Nummer 2 UStG bis zum 31. Dezember 2027 Zeit. Das Empfangen ist dagegen schon seit dem 1. Januar 2025 Pflicht, ohne Übergangsfrist. Stand: August 2026, und keine steuerliche Beratung. ### Was passiert mit den PDF-Rechnungen unserer Lieferanten? Beide Wege laufen dauerhaft parallel. Ein Teil der Lieferanten stellt strukturiert um, ein Teil bleibt zunächst beim PDF – und für Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag (§ 33 UStDV) sowie für Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV) bleibt die Übermittlung als sonstige Rechnung dauerhaft zulässig, also als PDF oder auf Papier. Involis liest beide Formen und behandelt sie in der Prüfung gleich, damit daraus nicht zwei getrennte Prozesse werden. ### Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD? Beide setzen auf derselben europäischen Norm EN 16931 auf und unterscheiden sich in der Form. Der Herausgeber KoSIT beschreibt XRechnung so: Der Standard „definiert die Art und technische Zusammensetzung der Rechnungsinformationen in einem XML-Datensatz." Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) beschreibt ZUGFeRD so: „Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format." Involis verarbeitet beide direkt. Für die Prüfung der Positionen macht die Wahl keinen Unterschied: Preis, Menge und Einheit werden in beiden Fällen gegen Bestellung und Wareneingang gestellt. ### Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht? Ja. Dauerhaft ausgenommen sind drei Fälle: Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV) und Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV). Sie dürfen weiterhin als sonstige Rechnung übermittelt werden – auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format. Für den Rechnungseingang heißt das: Ein Teil der Belege kommt dauerhaft nicht strukturiert an. ## Weiterlesen - [Rechnungsprüfung im Lebensmittelhandel](https://www.involis.de/rechnungspruefung/) - [Pfand, Gebinde und Einheiten richtig prüfen](https://www.involis.de/pfand-gebinde-einheiten/) - [Rechnung stimmt nicht mit dem Lieferschein überein](https://www.involis.de/lieferschein-rechnung-abweichung/) ## Involis ist in Vorbereitung Involis wird gerade für den Start fertiggestellt. Wer auf der Warteliste steht, wird einmalig informiert, sobald die Software verfügbar ist – kein Newsletter, keine Weitergabe von Daten. --- # Stille Preiserhöhungen erkennen, bevor sie bezahlt werden _Quelle: https://www.involis.de/stille-preiserhoehungen/ · Zuletzt aktualisiert: 9. August 2026 · Involis_ Von einer stillen Preiserhöhung spricht man, wenn ein Lieferant einen höheren Preis berechnet, ohne ihn anzukündigen: Der berechnete Preis liegt über dem zuletzt vereinbarten oder zuletzt berechneten, eine Preisliste oder Mitteilung dazu gibt es nicht. Eine stille Preiserhöhung ist keine Preisliste und keine Ankündigung. Sie ist eine Zeile auf einer Rechnung, die ein paar Cent über dem letzten Preis liegt. Formal ist alles korrekt: Menge stimmt, Summe stimmt, die Rechnung ist rechnerisch richtig. Sie stimmt nur nicht mit dem überein, was vereinbart war. Auffällig wird der Vorgang erst, wenn man denselben Artikel über mehrere Lieferungen hinweg vergleicht – und genau das passiert im Tagesgeschäft selten. ## Warum stille Erhöhungen so gut durchkommen Wer Eingangsrechnungen prüft, prüft unter Zeitdruck und meist gegen die Summe. Ein Beleg mit vierzig Positionen wird auf Plausibilität gesichtet, nicht Zeile für Zeile gegen den Vormonat gestellt. Dazu kommen drei Effekte, die es zusätzlich erschweren: - Die Abweichung ist pro Position klein und fällt gegen die Rechnungssumme nicht auf. - Schwankende Tagespreise sind in vielen Sortimenten normal – eine echte Erhöhung sieht zunächst wie eine normale Schwankung aus. - Die Referenz liegt verstreut: in einer Preisliste per Mail, in einer Rahmenvereinbarung, in einer Excel-Tabelle, im Kopf der Person im Einkauf. ## Woran eine Erhöhung der Lieferantenpreise erkennbar ist Ein Preis lässt sich nur beurteilen, wenn es einen Vergleichswert gibt. Drei Bezugspunkte reichen dafür in der Praxis aus: ### Referenzpreis Der Preis, der vereinbart wurde oder zuletzt gegolten hat, hinterlegt am Artikel und am Lieferanten. Er ist der Maßstab, gegen den eine Rechnungsposition gestellt wird. ### Einkaufshistorie Die Reihe der tatsächlich berechneten Preise über die Zeit. Sie unterscheidet eine einmalige Schwankung von einem neuen Niveau, das seit drei Lieferungen gehalten wird. ### Preisankündigung Angekündigte Änderungen werden festgehalten und mit dem tatsächlich berechneten Preis verglichen. So wird sichtbar, wenn früher, höher oder auf mehr Artikel erhöht wurde als angekündigt. ## Die Preisabweichungs-Inbox Sinnvoll ist nicht eine Warnung pro Rechnung, sondern eine Liste, die nach Lieferant gruppiert ist. Dort steht pro auffälliger Position der alte Preis, der neue Preis und die Abweichung – als Betrag und in Prozent. Das ist die Grundlage für ein Gespräch mit dem Lieferanten, weil es nicht bei „das kommt mir teuer vor" bleibt, sondern eine Position, ein Datum und eine Zahl nennt. Beispielhaft dargestellt: Eine Position steigt von 3,80 € auf 4,00 € pro Einheit, das sind +5,26 %. Bei 200 Einheiten im Monat sind das 40 € – pro Artikel, bei einem von vielen. Diese Werte sind ein Rechenbeispiel zur Veranschaulichung, keine Messung aus einem Kundenprojekt. ## Was ein Betrieb ohne Software tun kann: vergleichen, dokumentieren, widersprechen Auch ohne zusätzliches Werkzeug lässt sich der größte Teil des Schadens begrenzen. Drei Maßnahmen wirken sofort: - Eine feste Liste der 20 umsatzstärksten Artikel führen und deren Preis bei jeder Lieferung gegen den Vormonat vergleichen. - Preisankündigungen an einer Stelle sammeln, nicht im jeweiligen Mailpostfach – und mit Datum versehen, ab dem sie gelten. - Bei jeder Erhöhung ohne Ankündigung schriftlich nachfragen. Ein dokumentierter Widerspruch ist die Grundlage für eine Gutschrift. ## Häufige Fragen ### Die Rechnung stimmt nicht mit dem Angebot überein – was tun? Das ist derselbe Vorgang wie eine stille Preiserhöhung, nur anders benannt: Der berechnete Preis weicht von dem ab, der vereinbart war. Belastbar wird die Rückfrage, wenn sie eine Position, ein Datum und eine Zahl nennt statt eines Eindrucks; ein dokumentierter Widerspruch ist die Grundlage für eine Gutschrift. Ob die Berechnung im Einzelfall zulässig war, ist eine rechtliche Frage – diese Seite ist keine Rechtsberatung. ### Ist eine Preiserhöhung ohne Ankündigung zulässig? Das hängt davon ab, was vereinbart wurde. Gilt eine Rahmenvereinbarung oder eine Preisliste mit Laufzeit, ist der darin genannte Preis maßgeblich, und eine abweichende Berechnung ist eine Abweichung, die reklamiert werden kann. Ohne feste Vereinbarung gilt in der Regel der Preis, der bei der Bestellung genannt wurde. Das ist eine rechtliche Frage im Einzelfall – diese Seite ist keine Rechtsberatung. ### Wie unterscheidet man eine Tagespreis-Schwankung von einer echten Erhöhung? Über die Dauer. Eine Schwankung bewegt sich um ein Niveau und kehrt zurück, eine Erhöhung setzt ein neues Niveau, das über mehrere Lieferungen hält. Deshalb ist die Einkaufshistorie der wichtigere Maßstab als der Vergleich mit einer einzelnen Vorrechnung. ### Lohnt sich das auch bei kleinem Rechnungsvolumen? Ausschlaggebend ist nicht die Zahl der Rechnungen, sondern die Zahl der Positionen mit schwankenden Preisen und die Wiederholungsfrequenz. Ein Betrieb mit wenigen, aber großen Wochenlieferungen desselben Sortiments hat mehr zu gewinnen als einer mit vielen einmaligen Belegen. ## Weiterlesen - [Rechnungsprüfung im Lebensmittelhandel](https://www.involis.de/rechnungspruefung/) - [Rechnung stimmt nicht mit dem Lieferschein überein](https://www.involis.de/lieferschein-rechnung-abweichung/) - [Rechnungsprüfung nach Branche: Gastronomie, Bäckerei](https://www.involis.de/branchen/) ## Involis ist in Vorbereitung Involis wird gerade für den Start fertiggestellt. Wer auf der Warteliste steht, wird einmalig informiert, sobald die Software verfügbar ist – kein Newsletter, keine Weitergabe von Daten. --- # Lieferschein und Rechnung stimmen nicht überein _Quelle: https://www.involis.de/lieferschein-rechnung-abweichung/ · Zuletzt aktualisiert: 9. August 2026 · Involis_ Der Lieferschein hält fest, welche Menge tatsächlich geliefert wurde; die Rechnung hält fest, welche Menge berechnet wird und welcher Betrag zu zahlen ist. Weichen beide voneinander ab, ist das eine Abweichung, die vor der Zahlung geklärt werden sollte. Die Rechnung nennt zwölf Kisten, auf dem Lieferschein stehen zehn. Oder die Mengen stimmen, aber die Einheiten nicht. Solche Fälle sind der Normalfall, nicht die Ausnahme – und sie werden teuer, wenn sie erst nach der Zahlung auffallen. Danach ist die Klärung eine Gutschriftverhandlung statt einer Rückfrage. ## Die typischen Abweichungen ### Mengenabweichung Berechnet wird die bestellte, nicht die gelieferte Menge. Häufig bei Teillieferungen, wenn der Rest nachgeliefert und dann ein zweites Mal berechnet wird. ### Einheitenabweichung Der Lieferschein zählt Kisten, die Rechnung berechnet Einzelflaschen oder Kilogramm. Ohne hinterlegten Umrechnungsfaktor sind beide Zahlen nicht vergleichbar, und der Vergleich der Stückzahl führt in die Irre. ### Gewichtsartikel Bei Ware, die nach Gewicht abgerechnet wird, steht die tatsächliche Menge erst bei der Anlieferung fest. Weicht das berechnete Gewicht vom gewogenen ab, ist das nur mit einem erfassten Wareneingang nachweisbar. ### Nicht gelieferte Position Eine Position steht auf der Rechnung, aber nicht auf dem Lieferschein. Das ist der Fall, der ohne Positionsvergleich praktisch unentdeckt bleibt. ### Fehlende Gutschrift Retoure oder Reklamation sind erledigt, die Gutschrift ist aber in der Abrechnung nicht berücksichtigt. Sie bleibt offen, bis jemand sie aktiv nachhält. ## Wareneingangskontrolle: der Schritt, der die Abweichung belegbar macht Eine Abweichung zwischen Lieferschein und Rechnung lässt sich nur belegen, wenn festgehalten ist, was tatsächlich angekommen ist. Wird der Lieferschein nur abgezeichnet und abgelegt, existiert diese Information nach zwei Wochen praktisch nicht mehr – niemand kann rekonstruieren, ob die zwei fehlenden Kisten geliefert wurden. Deshalb ist die Erfassung des Wareneingangs kein Verwaltungsschritt, sondern die Beweisgrundlage. Wenn Lieferscheine importiert und Wareneingänge erfasst werden, bleibt die gelieferte Menge mit Bestellung und Rechnung verbunden. Der Positionsvergleich hat dann eine Referenz statt einer Erinnerung. Der Wareneingang ist zugleich ein aufzeichnungspflichtiger Vorgang. § 143 Absatz 1 AO lautet: „Gewerbliche Unternehmer müssen den Wareneingang gesondert aufzeichnen." Absatz 3 nennt, was die Aufzeichnung enthalten muss: „den Tag des Wareneingangs oder das Datum der Rechnung", „den Namen oder die Firma und die Anschrift des Lieferers", „die handelsübliche Bezeichnung der Ware", „den Preis der Ware" und „einen Hinweis auf den Beleg". Das ist fast genau die Datenbasis, die ein Positionsvergleich braucht. Die Aufzeichnungspflicht besteht unabhängig davon, mit welchem Werkzeug sie erfüllt wird – sie ist kein Argument für eine Software, sondern der Grund, warum die Angaben ohnehin vorliegen sollten. ## Reklamation und Gutschrift: klären, ohne den Lieferanten zu verlieren Der Ton entscheidet, ob aus einer Abweichung ein Konflikt wird. Belastbar ist eine Rückfrage, die den Vorgang benennt statt einen Vorwurf zu formulieren: - Position, Datum, Lieferschein- und Rechnungsnummer nennen – nicht „die Rechnung von letzter Woche". - Die Abweichung als Differenz beschreiben: berechnet, geliefert, Differenz in der jeweiligen Einheit. - Einen konkreten Vorschlag machen: Gutschrift, Korrekturrechnung oder Verrechnung mit der nächsten Lieferung. - Die strittige Position von der Zahlung ausnehmen, den unstrittigen Rest fristgerecht zahlen – das erhält Skonto und Verhandlungsposition. - Den Vorgang dokumentieren, damit bei Wiederholung die Häufigkeit belegbar ist. ## Häufige Fragen ### Was ist der Unterschied zwischen Lieferschein und Rechnung? Für die Prüfung liegt der Unterschied darin, was der jeweilige Beleg festhält: Der Lieferschein nennt die gelieferte Menge, die Rechnung die berechnete. Solange beide zusammenpassen, fällt das nicht auf. Sichtbar wird der Unterschied genau dann, wenn berechnete und gelieferte Menge auseinanderfallen – etwa weil die bestellte statt der gelieferten Menge berechnet wurde oder weil eine Position auf der Rechnung steht, die auf dem Lieferschein fehlt. Belegen lässt sich das nur mit einer Wareneingangsprüfung, die festhält, was tatsächlich angekommen ist. ### Darf man eine Rechnung wegen einer strittigen Position komplett zurückhalten? Üblich und praktikabel ist es, den unstrittigen Teil zu zahlen und die strittige Position zurückzuhalten. Das erhält Skontofristen für den größeren Teil und begrenzt den Streit auf den tatsächlich betroffenen Betrag. Ob und in welchem Umfang ein Zurückbehaltungsrecht besteht, ist eine rechtliche Frage im Einzelfall – diese Seite ist keine Rechtsberatung. ### Was ist mit Abweichungen, die unter einer Bagatellgrenze liegen? Sinnvoll ist eine Toleranz, aber eine dokumentierte: eine Grenze, unterhalb derer nicht reklamiert wird, während die Abweichung trotzdem erfasst bleibt. Sonst wird aus einer Toleranz eine blinde Stelle, in der sich viele kleine Beträge sammeln. ### Muss dafür jeder Lieferschein digital erfasst werden? Für einen vollständigen Positionsvergleich ja. Ein pragmatischer Anfang ist, mit den Lieferanten zu beginnen, die das größte Volumen und die häufigsten Abweichungen haben, und den Rest zunächst wie bisher zu behandeln. ### Ist der Lieferschein in einer strukturierten E-Rechnung enthalten? Nein: Das Kernmodell der europäischen Norm EN 16931 kennt keinen Verweis von der Rechnungsposition auf einen Lieferschein. Auf die Bestellung kann eine strukturierte Rechnung verweisen, auf Belegebene (BT-13) und sogar Position für Position (BT-132). Für den Lieferschein sind dort nur eine Empfangsbestätigung (BT-15) und eine Versandanzeige (BT-16) vorgesehen, und beide gelten für den Beleg als Ganzes. Die Verbindung zwischen Rechnungsposition und tatsächlich angekommener Ware entsteht deshalb erst im Betrieb – aus der eigenen Bestellung und der eigenen Wareneingangserfassung. ## Weiterlesen - [Rechnungsprüfung im Lebensmittelhandel](https://www.involis.de/rechnungspruefung/) - [Pfand, Gebinde und Einheiten richtig prüfen](https://www.involis.de/pfand-gebinde-einheiten/) - [Stille Preiserhöhungen bei Lieferanten erkennen](https://www.involis.de/stille-preiserhoehungen/) ## Involis ist in Vorbereitung Involis wird gerade für den Start fertiggestellt. Wer auf der Warteliste steht, wird einmalig informiert, sobald die Software verfügbar ist – kein Newsletter, keine Weitergabe von Daten. --- # Pfand, Gebinde und Einheiten richtig prüfen _Quelle: https://www.involis.de/pfand-gebinde-einheiten/ · Zuletzt aktualisiert: 9. August 2026 · Involis_ Kaum eine Rechnungsposition im Lebensmittel- und Getränkebereich ist eine einfache Zahl. Eine Kiste sind zwölf Flaschen, ein Karton sind sechs Kilo, dazu kommen Pfandzeilen ohne Warenwert und Leergutrücknahmen, die auf einem anderen Beleg stehen. Wer solche Rechnungen prüft, ohne die Einheit mitzurechnen, vergleicht Zahlen, die nicht vergleichbar sind. ## Warum der Preis pro Einheit der eigentliche Maßstab ist Der Positionspreis auf einer Rechnung sagt für sich wenig aus. Wechselt der Lieferant von der Zwölfer- auf die Zwanziger-Kiste, steigt der Kistenpreis, ohne dass der Preis pro Flasche gestiegen sein muss – oder er sinkt, während der Flaschenpreis steigt. Beide Fälle sehen im reinen Positionsvergleich gleich unauffällig aus. Belastbar ist der Vergleich erst nach Umrechnung auf eine gemeinsame Basiseinheit. Dafür muss am Artikel hinterlegt sein, wie viele Basiseinheiten in einer Bestelleinheit stecken. Ist dieser Faktor gepflegt, lassen sich Bestellung, Lieferschein und Rechnung auf derselben Grundlage gegenüberstellen – unabhängig davon, in welcher Einheit jeder Beleg zählt. ## Pfand: der Posten, der am häufigsten übersehen wird Pfand ist kein Warenwert, sondern ein durchlaufender Posten – und trotzdem echtes Geld auf dem Konto. Drei Fehler treten regelmäßig auf: - Pfand wird für die gelieferte Ware berechnet, die Rücknahme des Leerguts aber nicht gegengerechnet. - Der Pfandsatz auf der Rechnung passt nicht zum tatsächlichen Gebinde, etwa Kastenpfand für ein anderes Kastenformat. - Pfand ist im Positionspreis enthalten und wird zusätzlich als eigene Zeile berechnet. Weil Pfandzeilen den Warenwert nicht verändern, fallen sie bei einer Prüfung gegen die Rechnungssumme systematisch nicht auf. Sie müssen als eigener Positionstyp behandelt und gegen die Leergutbewegung gestellt werden, nicht gegen den Wareneingang. ## Gewichtsartikel und Tagespreise Bei Ware, die nach Gewicht abgerechnet wird, sind zwei Größen gleichzeitig variabel: die Menge und der Preis. Deshalb ist hier die Trennung wichtig – weicht der Betrag ab, weil mehr geliefert wurde, oder weil der Kilopreis gestiegen ist? Ohne diese Unterscheidung wird eine Preiserhöhung als Mengenabweichung abgehakt und umgekehrt. Praktisch heißt das: gewogene Menge aus dem Wareneingang gegen berechnete Menge, und getrennt davon berechneter Kilopreis gegen Referenzpreis und Historie. Zwei Prüfungen, nicht eine. ## Was am Artikelstamm hinterlegt sein sollte - Basiseinheit und Bestelleinheit mit Umrechnungsfaktor. - Ob die Position nach Gewicht oder nach Stück abgerechnet wird. - Pfandart und Pfandsatz je Gebinde, getrennt vom Warenpreis. - Referenzpreis pro Basiseinheit, nicht pro Bestelleinheit. - Zulässige Toleranz für Mengen- und Gewichtsabweichung. ## Häufige Fragen ### Warum reicht es nicht, die Rechnungssumme mit der Bestellsumme zu vergleichen? Weil sich Fehler in der Summe gegenseitig aufheben können. Eine zu hoch berechnete Menge und ein zu niedriger Preis ergeben zusammen eine plausible Summe. Erst der Vergleich auf Positionsebene und pro Basiseinheit zeigt, welche der beiden Größen abweicht. ### Wie wird Leergut in der Prüfung berücksichtigt? Leergut ist eine eigene Bewegung mit eigenem Beleg. Sinnvoll ist, berechnetes Pfand und zurückgenommenes Leergut je Lieferant über die Zeit gegenüberzustellen, statt beides je Rechnung abzustimmen. Ein dauerhaftes Ungleichgewicht ist das eigentliche Signal. ### Was passiert, wenn Umrechnungsfaktoren im Stamm fehlen? Dann ist ein einheitenbewusster Vergleich für diese Artikel nicht möglich, und die Position sollte als ungeprüft erkennbar bleiben statt stillschweigend als in Ordnung zu gelten. Die Pflege dieser Faktoren ist deshalb meist der erste Schritt einer Einführung. ## Weiterlesen - [Rechnung stimmt nicht mit dem Lieferschein überein](https://www.involis.de/lieferschein-rechnung-abweichung/) - [Rechnungsprüfung im Lebensmittelhandel](https://www.involis.de/rechnungspruefung/) - [Rechnungsprüfung nach Branche: Gastronomie, Bäckerei](https://www.involis.de/branchen/) ## Involis ist in Vorbereitung Involis wird gerade für den Start fertiggestellt. Wer auf der Warteliste steht, wird einmalig informiert, sobald die Software verfügbar ist – kein Newsletter, keine Weitergabe von Daten. --- # Rechnungsprüfung über mehrere Standorte _Quelle: https://www.involis.de/mehrere-standorte/ · Zuletzt aktualisiert: 9. August 2026 · Involis_ Mit dem zweiten Standort verdoppelt sich nicht die Arbeit, sie ändert ihre Art. Plötzlich ist nicht mehr nur die Frage, ob eine Rechnung stimmt, sondern für welchen Betrieb sie gilt, wer sie freigeben darf und wie man Preise zwischen Standorten überhaupt vergleicht. Genau an dieser Stelle kippen viele Prozesse zurück in die Tabelle. ## Die drei Probleme, die mit dem zweiten Standort entstehen ### Zuordnung Eine Sammelrechnung enthält Positionen für mehrere Standorte. Wird sie einem Betrieb zugeschlagen, ist der Wareneinsatz beider Standorte falsch – der eine zu hoch, der andere zu niedrig. Nötig ist eine Zuordnung auf Positionsebene, nicht auf Belegebene. ### Zuständigkeit Wer prüft, wer gibt frei, wer zahlt? Ohne festgelegte Rollen wandert jeder Beleg über die Zentrale, und die Zentrale wird zum Engpass. Mit Rollen pro Standort prüft der Standort, während Freigabe und Zahlung dort bleiben, wo die Verantwortung liegt. ### Vergleichbarkeit Zwei Standorte kaufen denselben Artikel beim selben Lieferanten zu unterschiedlichen Preisen. Das fällt nur auf, wenn beide Preise an einer Stelle nebeneinander stehen – und ist eines der stärksten Argumente in der nächsten Verhandlung. ## Getrennte Mandanten statt eines gemeinsamen Topfs Filialen und Gesellschaften werden als getrennte Mandanten unter einem Dach abgebildet, mit strikter Datentrennung. Das ist mehr als eine Ansichtssache: Ein Standortleiter sieht die Belege seines Standorts, nicht die der anderen, und eine Auswertung für einen Betrieb enthält keine fremden Zahlen. Gleichzeitig braucht es die Sicht über alle Standorte – für Einkauf, Controlling und Geschäftsführung. Beides muss sich nicht ausschließen: die Datentrennung gilt für den operativen Zugriff, die Zusammenführung für die Auswertung, jeweils an Rollen und Rechte gebunden. ## Ein Freigabe-Workflow, der nicht in der Zentrale staut Ein tragfähiges Modell trennt drei Schritte, die oft in einer Person zusammenfallen: die fachliche Prüfung, die Freigabe zur Zahlung und die Ausführung der Zahlung. Prüfung gehört dorthin, wo die Ware angekommen ist. Freigabe gehört an eine Betragsgrenze. Die Zahlung bleibt zentral. Wichtig ist die Dokumentation: Prüfungen, Freigaben und Zahlungen werden mit Rolle, Zeitpunkt und Begründung festgehalten. Bei mehreren Standorten ist das kein Formalismus, sondern die einzige Möglichkeit, eine Entscheidung Monate später noch zuzuordnen – mit Blick auf GoBD-relevante Anforderungen. ## Kostenstellen und Auswertung - Positionen einer Sammelrechnung auf Standort und Kostenstelle aufteilen, statt den Beleg als Ganzes zu buchen. - Wareneinsatz pro Standort auswerten, um Ausreißer zu finden, bevor der Monatsabschluss sie zeigt. - Denselben Artikel über Standorte hinweg im Preis vergleichen. - Geprüfte Belege pro Mandant per Export an DATEV und weitere Buchhaltungssysteme übergeben. ## Häufige Fragen ### Wie werden Sammelrechnungen auf mehrere Standorte verteilt? Über die Zuordnung auf Positionsebene: jede Position der Rechnung wird dem Standort zugeordnet, an den die Ware geliefert wurde. Grundlage dafür ist der erfasste Wareneingang – er sagt, was wo angekommen ist. Eine Verteilung nach Schlüssel oder Umsatzanteil ist eine Näherung und für den Wareneinsatz meist zu grob. ### Können Standorte unterschiedliche Freigabegrenzen haben? Ja. Rollen und Rechte für Prüfung, Freigabe, Zahlung und Reporting lassen sich pro Standort festlegen. Üblich sind unterschiedliche Betragsgrenzen je nach Größe des Betriebs und Erfahrung der Person vor Ort. ### Funktioniert das auch für mehrere Gesellschaften, nicht nur Filialen? Ja, das ist derselbe Mechanismus. Getrennte Gesellschaften werden als getrennte Mandanten geführt, was für die Buchhaltung ohnehin nötig ist. Der Unterschied liegt weniger in der Technik als in den Rechten: zwischen Gesellschaften ist die Trennung meist strenger als zwischen Filialen desselben Betriebs. ## Weiterlesen - [Rechnungsprüfung im Lebensmittelhandel](https://www.involis.de/rechnungspruefung/) - [Stille Preiserhöhungen bei Lieferanten erkennen](https://www.involis.de/stille-preiserhoehungen/) - [Rechnungsprüfung nach Branche: Gastronomie, Bäckerei](https://www.involis.de/branchen/) ## Involis ist in Vorbereitung Involis wird gerade für den Start fertiggestellt. Wer auf der Warteliste steht, wird einmalig informiert, sobald die Software verfügbar ist – kein Newsletter, keine Weitergabe von Daten. --- # Rechnungsprüfung nach Branche _Quelle: https://www.involis.de/branchen/ · Zuletzt aktualisiert: 9. August 2026 · Involis_ Der Prüfablauf ist überall derselbe: gegenüberstellen, prüfen, freigeben, weitergeben. Was sich unterscheidet, ist der Beleg – und damit die Stelle, an der es klemmt. Ein Getränkegroßhändler hat ein Pfandproblem, eine Bäckerei ein Rohstoffpreisproblem, ein Caterer ein Zuordnungsproblem. Diese Seite ordnet die Unterschiede ein. ## Gastronomie und Restaurants Viele Lieferanten, kleine Liefermengen, hohe Frequenz: Der typische Betrieb bekommt Ware von einem Vollsortimenter, einem Getränkehändler, zwei Frischelieferanten und mehreren Spezialisten. Der Aufwand liegt nicht in der einzelnen Rechnung, sondern in der Menge kleiner Belege – und darin, dass Preisveränderungen direkt auf die Kalkulation der Speisekarte durchschlagen. Der wirksamste Ansatz ist hier die Preisseite: aktuelle Einkaufspreise gegen Referenz und Historie, damit die Kalkulation nicht auf Zahlen vom letzten Quartal beruht. ## Catering und Eventgastronomie Das prägende Merkmal ist die Zuordnung: Ware wird für eine bestimmte Veranstaltung eingekauft, und die Nachkalkulation eines Auftrags ist nur so gut wie diese Zuordnung. Kommt eine Sammelrechnung für drei Veranstaltungen, entscheidet die Aufteilung auf Positionsebene über die Aussagekraft der ganzen Auswertung. Dazu kommen kurzfristige Zukäufe zu Tagespreisen, oft ohne Bestellung im System. Für sie ist die Prüfung gegen die Einkaufshistorie der einzige verfügbare Maßstab. ## Hotels und Hotelgastronomie Ein Hotel kauft für mehrere Betriebsteile gleichzeitig ein: Frühstück, Restaurant, Bar, Bankett, Housekeeping. Die Rechnung kommt aber pro Lieferant, nicht pro Betriebsteil. Damit ist die Zuordnung auf Kostenstellen die eigentliche Arbeit – ohne sie lässt sich weder der Wareneinsatz des Restaurants noch die Kalkulation des Bankettgeschäfts beurteilen. Dazu kommt die saisonale Schwankung: In der Nebensaison fällt eine Preiserhöhung im absoluten Betrag kaum auf und wirkt in der Hauptsaison dann mit vollem Volumen. Der Vergleich gegen die Einkaufshistorie schlägt hier den Vergleich gegen den Vormonat. ## Bäckereien und Konditoreien mit Filialen Wenige Rohstoffe, aber große Mengen und volatile Preise: Mehl, Butter, Eier, Zucker. Eine Veränderung im Kilopreis wirkt sich sofort auf die Herstellkosten aus. Gleichzeitig gibt es meist mehrere Filialen, an die aus einer Produktion geliefert wird – also Standortzuordnung und Preiskontrolle gleichzeitig. Hier zahlt sich der Vergleich pro Basiseinheit aus: Gebindegrößen wechseln, der Preis pro Kilogramm ist die einzige stabile Vergleichsgröße. ## Metzgereien und Feinkost Gewichtsartikel bestimmen den Beleg. Bestellt wird in Stück oder Kilo, geliefert wird ein tatsächliches Gewicht, berechnet wird nach Gewicht und Tagespreis. Damit sind Menge und Preis gleichzeitig variabel, und eine Abweichung im Betrag lässt sich nur durch getrennte Prüfung von gewogener Menge und Kilopreis erklären. Ohne erfassten Wareneingang mit tatsächlichem Gewicht ist diese Prüfung nicht möglich – das ist in dieser Branche der wichtigere Hebel als die Rechnungserfassung selbst. ## Großküchen, Gemeinschaftsverpflegung und Foodservice Kliniken, Heime, Betriebsrestaurants und Schulverpflegung arbeiten mit festen Budgets und Kostenstellen. Die entscheidende Frage ist selten, ob eine Rechnung stimmt, sondern ob der Wareneinsatz pro Kostenstelle im Rahmen liegt – und das setzt eine saubere Zuordnung der Positionen voraus. Dazu kommen längerfristige Rahmenvereinbarungen. Deren Preise sind der Referenzwert, gegen den jede Position gestellt werden sollte; eine Abweichung ist hier nicht Verhandlungssache, sondern eine Vertragsabweichung. ## Getränkegroßhandel und Getränkefachmärkte Keine Branche hat mehr Einheiten- und Pfandkomplexität: Kasten, Flasche, Fass, Mehrweg, Einweg, Leergutrücknahme auf separaten Belegen. Ein erheblicher Teil der Abweichungen liegt nicht im Warenwert, sondern im Pfand – und wird bei einer Prüfung gegen die Rechnungssumme systematisch nicht gefunden. Die einheitenbewusste Prüfung und die getrennte Behandlung von Pfand als eigener Positionstyp sind hier der Kern, nicht ein Zusatz. ## Lebensmittelgroßhandel Hohes Belegvolumen, viele Lieferanten, viele Positionen pro Beleg. Der begrenzende Faktor ist nicht die Erkennung einer einzelnen Abweichung, sondern die Priorisierung: Welche der 300 markierten Positionen dieser Woche sind es wert, angefasst zu werden? Deshalb ist eine nach Lieferant gruppierte Liste mit Betrag und Prozentabweichung wichtiger als eine Warnung pro Beleg. Sie macht aus vielen Einzelfällen wenige Gespräche. ## Häufige Fragen ### Ist Involis auf eine dieser Branchen beschränkt? Der Zuschnitt liegt auf Lebensmittelhandel, Foodservice, Gastronomie und Feinkost im Mittelstand, weil dort Einheiten, Gewichtsartikel, Pfand und schwankende Tagespreise zusammenkommen. Betriebe außerhalb dieser Felder mit ähnlicher Belegstruktur passen ebenfalls – ausschlaggebend ist die Struktur der Rechnungen, nicht die Branchenbezeichnung. ### Was kostet der Einsatz? Der Preis richtet sich nach Belegvolumen, Prozessreife und benötigten Anbindungen – Preis auf Anfrage. Für eine erste Einschätzung reichen Rechnungsvolumen, Anzahl der Standorte, eingesetzte Systeme und der größte Schmerzpunkt im aktuellen Ablauf. ### Ersetzt das die Warenwirtschaft oder die Buchhaltung? Nein. Involis setzt zwischen Wareneingang und Buchhaltung an: prüfen, klären, freigeben, zahlen – und geprüfte Belege per Export an DATEV und weitere Buchhaltungssysteme weitergeben. Vorhandene Systeme bleiben, sie bekommen bessere Belege. ## Weiterlesen - [Rechnungsprüfung im Lebensmittelhandel](https://www.involis.de/rechnungspruefung/) - [Pfand, Gebinde und Einheiten richtig prüfen](https://www.involis.de/pfand-gebinde-einheiten/) - [Eingangsrechnungen für mehrere Standorte prüfen](https://www.involis.de/mehrere-standorte/) ## Involis ist in Vorbereitung Involis wird gerade für den Start fertiggestellt. Wer auf der Warteliste steht, wird einmalig informiert, sobald die Software verfügbar ist – kein Newsletter, keine Weitergabe von Daten. --- # Häufige Fragen zur Rechnungsprüfung mit Involis _Quelle: https://www.involis.de/faq/ · Zuletzt aktualisiert: 9. August 2026 · Involis_ Die Fragen, die in Gesprächen am häufigsten kommen – zur Prüfung selbst, zu Anbindungen, zur Einführung und zum Preis. ## Häufige Fragen ### Was macht Involis genau? Involis ist eine Software zur Prüfung von Eingangsrechnungen für den Mittelstand im Lebensmittelhandel, in Foodservice, Gastronomie und Feinkost. Involis hält Bestellung, Lieferschein und Rechnung verbunden und stellt sie Position für Position gegenüber, sodass Lieferanten-Preisabweichungen vor der Zahlungsfreigabe sichtbar werden. Markiert wird von der Software, entschieden von einer Person. Geprüfte Belege gehen per Export an DATEV und weitere Buchhaltungssysteme. ### Wie funktioniert die Gegenüberstellung von Bestellung, Lieferschein und Rechnung? Involis vergleicht Menge, Preis und Einheit aus Bestellung, Lieferschein und Rechnung – einheitenbewusst, also auch bei Flaschen, Kilo und Gebinden. Abweichungen werden markiert, bevor die Rechnung freigegeben wird. ### Wie erkennt Involis stille Preiserhöhungen? Jeder Einkaufspreis wird gegen den hinterlegten Referenzpreis und die Einkaufshistorie geprüft. Weicht ein Preis ab, erscheint die Position in einer nach Lieferant gruppierten Preisabweichungs-Inbox – mit altem Preis, neuem Preis und Delta in Prozent. So fällt eine Erhöhung vor der Zahlung auf, nicht erst beim Buchen. ### Welche Schnittstellen gibt es zu Buchhaltungs- und ERP-Systemen? Involis exportiert nach DATEV und übergibt Belege über angebundene Schnittstellen an weitere Buchhaltungssysteme. Zahlungsdateien werden für SEPA und S-Firm erzeugt. Eingehende Rechnungen werden per überwachtem IMAP-Postfach eingezogen; Kassen- und Warenwirtschaftsdaten werden über eine Firebird-Anbindung nach Prüfung der Datenstruktur als Referenz herangezogen. ### Welche Rechnungsformate werden unterstützt? Strukturierte E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD werden direkt verarbeitet, klassische PDF-Rechnungen per OCR und KI ausgelesen. Erfasst werden Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Preise, Mengen und Steuerwerte. ### Welche Rolle spielt KI bei der Rechnungsprüfung? KI und Texterkennung setzt Involis ausschließlich beim Auslesen von Rechnungen ein, nicht für die Gegenüberstellung und nicht für die Entscheidung. Aus einer klassischen PDF-Rechnung werden Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Preise, Mengen und Steuerwerte per Texterkennung und KI gelesen – strukturiert statt abgetippt. Strukturierte E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD brauchen diesen Schritt nicht, sie werden direkt verarbeitet. Die Gegenüberstellung mit Bestellung und Lieferschein ist danach ein geführter Prüfschritt: Auffällige Positionen werden markiert, entschieden wird von einer Person, nicht von der Software. ### Ist Involis für mehrere Standorte geeignet? Ja. Filialen und Gesellschaften werden als getrennte Mandanten unter einem Dach abgebildet, mit strikter Datentrennung. Rollen und Rechte für Prüfung, Freigabe, Zahlung und Reporting lassen sich pro Standort granular festlegen. ### Gibt es einen Audit-Trail für Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe? Prüfungen, Freigaben und Zahlungen werden mit Rolle, Zeitpunkt und Begründung in einem Audit-Trail festgehalten. Belege und Entscheidungen werden nachvollziehbar protokolliert – mit Blick auf GoBD-relevante Anforderungen und kontrollierbare Datenschutzprozesse. ### Wie aufwendig ist die Einführung? In Standardfällen ist eine produktive Einführung innerhalb weniger Tage möglich, wenn Stammdaten und ein definierter Freigabeprozess verfügbar sind. Der Start erfolgt mit begrenztem Umfang: Postfach anbinden, Kassen- oder Warenwirtschaftsdaten prüfen, ersten Prozesslauf aufsetzen. ### Was kostet Involis? Involis wird nach Belegvolumen, Prozessumfang und Integrationsbedarf angeboten – Preis auf Anfrage. Als Orientierung gibt es drei Einstiegspfade: Lite für Preiskontrolle, Growth für Teamprozesse und Full für Integrationen, Zahlung und Export. ### Kann ich nur mit Preiskontrolle starten? Ja. Viele Teams starten mit Preisabweichungen, Einkaufshistorie und Preisankündigungen, bevor Freigabe, Zahlungsläufe oder weitere Integrationen hinzukommen. Der Startumfang wird so gewählt, dass er zu Ihrem aktuellen Prozess passt. ### Was passiert mit strittigen Rechnungen? Strittige Positionen landen nicht einfach in der Zahlung. Sie können freigegeben, intern geklärt oder als Rückfrage mit Begründung dokumentiert werden. Reklamationen und Gutschriften bleiben am Vorgang sichtbar. ### Welche Daten brauchen Sie für eine Einschätzung? Für eine erste Einschätzung reichen Rechnungsvolumen, Anzahl der Standorte, aktuelle Systeme, wichtigste Lieferantenprozesse und der größte Schmerzpunkt: Preisabweichung, Freigabe, Zahlung, Export oder Reklamation. ## Weiterlesen - [Rechnungsprüfung im Lebensmittelhandel](https://www.involis.de/rechnungspruefung/) - [Rechnungsprüfung nach Branche: Gastronomie, Bäckerei](https://www.involis.de/branchen/) - [Stille Preiserhöhungen bei Lieferanten erkennen](https://www.involis.de/stille-preiserhoehungen/) ## Involis ist in Vorbereitung Involis wird gerade für den Start fertiggestellt. Wer auf der Warteliste steht, wird einmalig informiert, sobald die Software verfügbar ist – kein Newsletter, keine Weitergabe von Daten.